Quan liêu , hình thức tổ chức cụ thể được xác định bởi sự phức tạp, phân công lao động, lâu dài, quản lý chuyên nghiệp, phối hợp và kiểm soát phân cấp, chuỗi chỉ huy chặt chẽ và thẩm quyền pháp lý. Nó được phân biệt với các tổ chức không chính thức và trường đại học. Trong hình thức lý tưởng của nó, quan liêu là vô tư và lý trí và dựa trên các quy tắc chứ không phải là mối quan hệ của mối quan hệ họ hàng, tình bạn, hoặc quyền lực gia trưởng hoặc lôi cuốn. Tổ chức quan liêu có thể được tìm thấy trong cả các tổ chức công cộng và tư nhân.

Tổ chức thế giới đố vui: Sự thật hay hư cấu? Tổ chức Hiệp ước Bắc Đại Tây Dương chỉ giới hạn ở các nước châu Âu.

Đặc điểm và nghịch lý của quan liêu

Nhà lý luận quan trọng hàng đầu về quan liêu là nhà xã hội học người Đức Max Weber (1864 sừng1920), người đã mô tả các đặc điểm lý tưởng của quan liêu và đưa ra một lời giải thích cho sự xuất hiện lịch sử của các thể chế quan liêu. Theo Weber, các đặc điểm xác định của bộ máy quan liêu phân biệt rõ ràng với các loại hình tổ chức khác dựa trên các hình thức thẩm quyền bất hợp pháp. Weber nhận thấy rằng lợi thế của quan liêu là nó là hình thức tổ chức thành thạo nhất về mặt kỹ thuật, sở hữu chuyên môn chuyên môn, sự chắc chắn, liên tục và thống nhất. Sự nổi lên của Bureaucracy như một hình thức tổ chức ưa thích xảy ra với sự phát triển của nền kinh tế dựa trên tiền (cuối cùng dẫn đến sự phát triển của chủ nghĩa tư bản) và người phục vụ cần phải đảm bảo các giao dịch hợp pháp, phi lý. Các tổ chức công cụ (ví dụ:các công ty kinh doanh cổ phiếu công cộng) sớm phát sinh vì tổ chức quan liêu của họ trang bị cho họ để xử lý các nhu cầu khác nhau của sản xuất tư bản hiệu quả hơn so với các nhà sản xuất quy mô nhỏ.

Các định kiến ​​đương đại về quan liêu có xu hướng mô tả nó là không phản ứng, thờ ơ, không dân chủ và không đủ năng lực. Tuy nhiên, lý thuyết quan liêu của Weber nhấn mạnh không chỉ các lợi thế về kỹ thuật và trình độ so sánh của nó mà còn quy sự thống trị của nó như một hình thức tổ chức để giảm bớt các hệ thống đẳng cấp (như chế độ phong kiến) và các hình thức quan hệ xã hội không công bằng khác dựa trên tình trạng của một người. Trong hình thức thuần túy của tổ chức quan liêu, các quy tắc và thủ tục phổ cập sẽ chiếm ưu thế, khiến tình trạng cá nhân hoặc các kết nối không liên quan. Trong hình thức này, quan liêu là mẫu mực của các tiêu chuẩn phổ cập, theo đó các trường hợp tương tự được đối xử tương tự như được mã hóa bởi luật pháp và quy tắc, và theo đó thị hiếu cá nhân và quyền quyết định của quản trị viên bị hạn chế bởi các quy tắc do quy trình.Bất chấp những định kiến ​​xúc phạm rộng rãi về quan liêu, một hệ thống chính quyền có căn cứ pháp luật đòi hỏi sự quan liêu để hoạt động.

Tuy nhiên, các từ quan liêu và quan liêu thường được nghĩ đến và sử dụng một cách miệt thị. Họ truyền tải hình ảnh của băng đỏ, các quy tắc và quy định quá mức, không thể tưởng tượng được, thiếu sự tự quyết cá nhân, kiểm soát trung tâm và không có trách nhiệm. Khác xa với việc được quan niệm là thành thạo, chân dung phổ biến đương đại thường vẽ các quan liêu là không hiệu quả và thiếu khả năng thích ứng. Bởi vì các đặc điểm xác định lợi thế tổ chức của bộ máy quan liêu cũng chứa đựng trong chúng khả năng rối loạn chức năng của tổ chức, cả những mô tả tâng bốc và không tâng bốc của bộ máy quan liêu đều có thể chính xác. Do đó, các đặc điểm làm cho quan liêu thành thạo nghịch lý cũng có thể tạo ra các bệnh lý tổ chức.

Năng lực tài phán

Năng lực tài phán là một yếu tố chính của tổ chức quan liêu, được chia thành các đơn vị với trách nhiệm xác định. Về cơ bản, năng lực tài phán đề cập đến chuyên môn quan liêu, với tất cả các yếu tố của một bộ máy quan liêu có vai trò xác định. Trách nhiệm của các cá nhân mở rộng với sự di chuyển lên trên thông qua một hệ thống phân cấp tổ chức. Phân công lao động tổ chức cho phép các đơn vị và cá nhân trong một tổ chức nắm vững các chi tiết và kỹ năng và biến tiểu thuyết thành thói quen. Mặc dù sự phân công lao động có hiệu quả cao, nó có thể dẫn đến một số bệnh lý tổ chức có hại; ví dụ,các đơn vị hoặc cá nhân có thể không thể xác định và phản hồi đầy đủ cho các vấn đề bên ngoài năng lực của họ và có thể tiếp cận tất cả các vấn đề và ưu tiên riêng biệt từ nội dung của các khả năng cụ thể của đơn vị. Tính năng quan liêu này cũng có thể khiến các đơn vị tổ chức trốn tránh trách nhiệm bằng cách cho phép họ xác định một vấn đề thuộc về một số đơn vị khác và do đó không để lại vấn đề này. Ngoài ra, mọi đơn vị trong một tổ chức đều có khả năng đối mặt với một vấn đề bẩm sinh chủ yếu là do lợi ích, kỹ năng và công nghệ của chính họ.mỗi đơn vị trong một tổ chức đều có khả năng đối mặt với một vấn đề bẩm sinh chủ yếu là lợi ích, kỹ năng và công nghệ của chính họ.mỗi đơn vị trong một tổ chức đều có khả năng đối mặt với một vấn đề bẩm sinh chủ yếu là lợi ích, kỹ năng và công nghệ của chính họ.

Chỉ huy và kiểm soát

Quan liêu có dòng lệnh và kiểm soát rõ ràng. Cơ quan quan liêu được tổ chức theo cấp bậc, với trách nhiệm được đặt lên hàng đầu và được ủy quyền với sự giảm bớt theo quyết định dưới đây. Do rủi ro của chủ nghĩa địa phương tổ chức được tạo ra bởi năng lực tài phán hạn chế và cụ thể, nên khả năng điều phối và kiểm soát tính đa dạng của các đơn vị là rất cần thiết. Quyền hạn là chất keo gắn kết sự đa dạng và ngăn chặn các đơn vị thực hiện quyền quyết định không được kiểm soát. Tuy nhiên, một số tính năng của cuộc sống quan liêu đã nhận được rất nhiều sự quan tâm bất lợi như vai trò của chính quyền phân cấp như một phương tiện để đạt được sự chỉ huy và kiểm soát của tổ chức. Những lời chỉ trích phổ biến nhấn mạnh rằng tổ chức phân cấp bóp nghẹt các xung động sáng tạo và tiêm các phương thức hành vi quá thận trọng dựa trên những kỳ vọng về những gì cấp trên có thể mong muốn.Chỉ huy và kiểm soát, cần thiết để phối hợp các yếu tố khác biệt của tổ chức quan liêu, quy định tăng trách nhiệm lên, ủy quyền và giảm quyền quyết định xuống.

Liên tục

Sự liên tục là một yếu tố quan trọng khác của tổ chức quan liêu. Thẩm quyền hợp pháp đòi hỏi các quy tắc và thủ tục thống nhất cho các tài liệu bằng văn bản và hành vi chính thức. Các tập tin quan liêu (tức là các hồ sơ trong quá khứ của nó) cung cấp cho nó bộ nhớ tổ chức, do đó cho phép nó tuân theo các quy trình vận hành tiêu chuẩn và tiền lệ. Khả năng sử dụng các quy trình vận hành tiêu chuẩn làm cho các tổ chức hiệu quả hơn bằng cách giảm chi phí gắn liền với bất kỳ giao dịch nào. Hồ sơ tổ chức thủ tục hồ sơ, hành vi tiền sử, và hồ sơ nhân sự. Họ cũng cho phép một tổ chức liên tục và, do đó, độc lập với bất kỳ sự lãnh đạo cụ thể nào. Nhìn chung, tính liên tục là rất quan trọng đối với khả năng của một tổ chức để giữ bản sắc và thậm chí văn hóa của nó. Không có hồ sơ của nó,sẽ không thể duy trì các giao dịch dựa trên tính hợp pháp. Tuy nhiên, tính liên tục cũng có một khía cạnh rối loạn, dẫn đến các tổ chức hành xử có thể dự đoán và bảo thủ hoặc, có lẽ tệ hơn, chỉ đơn thuần là theo phản xạ. Sự liên tục cũng có thể dẫn đến một bộ máy quan liêu lặp lại các hoạt động thường xuyên có thể không chính xác và có sự không chính xác do đó tích lũy.

Chuyên nghiệp hóa

Chuyên nghiệp hóa quản lý, một yếu tố cơ bản khác của quan liêu, đòi hỏi một đội ngũ toàn thời gian của các quan chức mà sự chú ý được dành riêng cho trách nhiệm quản lý của nó. Trong chính phủ, sự chuyên nghiệp hóa được trao cho quân đoàn của các công chức có vị trí thường đạt được thông qua các bài kiểm tra dựa trên thành tích. Dịch vụ dân sự đôi khi được coi là một chính phủ thường trực, khác biệt với các chính trị gia thoáng qua, chỉ phục vụ trong một thời gian hạn chế và là niềm vui của cử tri trong các hệ thống chính trị dân chủ.

Trong các doanh nghiệp và trong các tổ chức quan liêu phi chính phủ khác, cũng có một đội ngũ cán bộ quản lý chuyên nghiệp. Chuyên nghiệp hóa tăng chuyên môn và liên tục trong tổ chức. Ngay cả khi các tổ chức tạm thời không có lãnh đạo hoặc trải qua tình trạng hỗn loạn ở các vị trí lãnh đạo hàng đầu của họ, cán bộ chuyên nghiệp giúp duy trì trạng thái cân bằng của tổ chức. Những đức tính của sự chuyên nghiệp rất rõ ràng: nếu không có một quân đoàn chuyên nghiệp, các tổ chức sẽ phải chịu những khủng hoảng do sự bất tài. Do đó, chuyên nghiệp hóa góp phần vào trình độ kỹ thuật vượt trội mà Weber tuyên bố là đặc trưng của tổ chức quan liêu.

Mặc dù đức tính của nó, chuyên nghiệp hóa cũng mang những rủi ro tiềm ẩn. Thường thì các quân đoàn chuyên nghiệp của các chuyên gia quản lý trở thành một nguồn sức mạnh bí mật bởi vì nó có kiến ​​thức vượt trội so với những người là cấp trên danh nghĩa nhưng tạm thời của nó. Nhờ kinh nghiệm lớn hơn, nắm vững chi tiết và kiến ​​thức tổ chức và thực chất, các quan chức chuyên nghiệp có thể thực hiện ảnh hưởng mạnh mẽ đối với các quyết định của các nhà lãnh đạo của họ. Sự tồn tại của các quan chức quyền lực đặt ra các vấn đề về trách nhiệm và trách nhiệm, đặc biệt là trong các hệ thống dân chủ; các quan chức được cho là các tác nhân của các nhà lãnh đạo của họ, nhưng kiến ​​thức chi tiết vượt trội của họ có thể đặt họ vào vị trí không thể thiếu. Ngoài ra, mặc dù một đội ngũ quan chức thường trực mang lại chuyên môn và nắm vững chi tiết để ra quyết định,nó cũng làm sâu sắc thêm tính bảo thủ bẩm sinh của một bộ máy quan liêu. Các quân đoàn thường trực thường hoài nghi về tính mới bởi vì bản chất của tổ chức quan liêu là biến quá khứ mới lạ thành thói quen hiện tại. Các quan chức chuyên nghiệp, có thể là trong khu vực dân sự hoặc tư nhân, cũng có xu hướng ủng hộ hiện trạng tổ chức vì các khoản đầu tư của họ (ví dụ, đào tạo và địa vị) gắn liền với nó. Do đó, cán bộ càng trở nên chuyên nghiệp hóa thì càng có khả năng chống lại sự xâm nhập của các thế lực bên ngoài.đào tạo và tình trạng) được gắn liền với nó. Do đó, cán bộ càng trở nên chuyên nghiệp hóa thì càng có khả năng chống lại sự xâm nhập của các thế lực bên ngoài.đào tạo và tình trạng) được gắn liền với nó. Do đó, cán bộ càng trở nên chuyên nghiệp hóa thì càng có khả năng chống lại sự xâm nhập của các thế lực bên ngoài.

Quy tắc

Các quy tắc là huyết mạch của tổ chức quan liêu, cung cấp một cơ sở hợp lý và liên tục cho các thủ tục và hoạt động. Các tập tin của một tổ chức cung cấp hàng tồn kho của các quy tắc tích lũy. Các quyết định quan liêu và trên tất cả các thủ tục của cơ sở giáo dục đều dựa trên các quy tắc và tiền lệ được mã hóa. Mặc dù hầu hết mọi người không thích các quy tắc gây ức chế cho họ, nhưng sự tồn tại của các quy tắc là đặc điểm của thẩm quyền hợp lý, đảm bảo rằng các quyết định không độc đoán, rằng các quy trình chuẩn hóa không dễ bị phá vỡ và trật tự đó được duy trì. Các quy tắc là bản chất của quan liêu nhưng cũng là nguyên nhân của các nhà lãnh đạo muốn hoàn thành công việc theo cách của họ ngay lập tức.

Các quy tắc kiềm chế hành vi độc đoán, nhưng chúng cũng có thể cung cấp các rào cản ghê gớm để đạt được thành tích. Sự tích lũy của các quy tắc đôi khi dẫn đến sự phát triển của sự không nhất quán và các thủ tục cần thiết để thay đổi bất kỳ yếu tố nào của hiện trạng có thể trở nên cực kỳ khó chịu do tính chất quan liêu của quy tắc. Một quan điểm cho rằng việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc sẽ hạn chế khả năng của một bộ máy quan liêu thích nghi với hoàn cảnh mới. Ngược lại, thị trường, có thể hoạt động với rất ít quy tắc, buộc phải thích ứng nhanh với hoàn cảnh thay đổi. Tuy nhiên, hầu hết các tổ chức kinh doanh lớn được sắp xếp theo hình thức quan liêu vì hệ thống phân cấp và trách nhiệm được ủy thác làm giảm chi phí giao dịch khi đưa ra quyết định.

Tóm lược

Do đó, các yếu tố cơ bản nhất của tổ chức quan liêu thuần túy là nhấn mạnh vào tính đều đặn của thủ tục, một hệ thống phân cấp trách nhiệm và trách nhiệm, chuyên môn hóa về chức năng, tính liên tục, cơ sở hợp lý và bảo thủ cơ bản. Sự xuất hiện của chủ nghĩa tư bản và sự nhấn mạnh vào các giao dịch tiền tệ tiêu chuẩn trên và trên các hệ thống trao đổi đã tạo ra nhu cầu về các hình thức tổ chức quan liêu trong cả khu vực tư nhân và công cộng. Tuy nhiên, các yếu tố quan trọng của hình thức tổ chức quan liêu cũng có thể mâu thuẫn với nhau và thường là cơ sở của những lời chỉ trích coi quan liêu là rối loạn chức năng. Tóm lại, những gì làm cho công việc quan liêu cũng có thể làm việc chống lại nó.